Google es el buscador más importante del mundo entero, pero Google es mucho más que un buscador. Y eso lo vimos en nuestros artículos dedicados a otras herramientas de la marca como Google Speed Search o el planificador de palabras clave de Google Adwords. La lista es enorme. Y, entre todas estas herramientas, existe una tremendamente útil ya no solo para cuestiones de marketing, sino para uso cotidiano profesional, académico y personal: hablamos de Google Docs y todas sus funcionalidades internas.
Qué es y para qué sirve Google Docs
Google Docs es un procesador de documentos de texto y de hoja de cálculo online. Gracias al mismo, somos capaces de crear nuevos documentos, editarlos y compartirlos con otros usuarios para llevar a cabo labores de creación compartida. En ese sentido, y una vez conocemos qué es Google Docs, no es difícil imaginar su importancia en el entorno profesional contemporáneo, especialmente ahora que el teletrabajo y la distancia se están convirtiendo en una tónica general de las empresas. Es una herramienta básica.
Y es que con Google Docs podemos acceder a los documentos creados, tanto por nosotros como por otros de los trabajadores que nos hayan proporcionado autorización, desde cualquier dispositivo y desde cualquiera de los lugares del mundo con conexión a internet. Lo único que necesitamos es una cuenta de Gmail, lo cual es condición obligatoria para todos los servicios de Google. Son muchísimas las ventajas de los documentos compartidos en Google Docs. Veamos cómo entrar a la plataforma para leerlos.
Cómo entrar a documentos de Google
Otra de las herramientas fundamentales de Google es Google Drive, la cual permite compartir documentos y archivos de una manera muy cómoda y sencilla. En ese sentido lo primero que debemos hacer para acceder a Google Docs es entrar en drive.google.com, iniciar sesión con la cuenta de Google y hacer doble clic sobre el documento que queremos abrir con Google Docs. Inmediatamente después Google abrirá una ventana de Docs con el contenido del documento. Y desde ahí mismo podrás modificarlo.
Cómo redactar un documento en Google Docs
¿Pero y si quieres crear documentos en Google desde cero en lugar abrir documentos compartidos? Pues en ese caso, lo único que tienes que hacer es ir a «docs.google.com», clicar en la opción Crear un documento y proceder con la edición. No hay muchas diferencias entre los mecanismos de edición de estas herramientas y de otras herramientas de creación de documentos offline populares como Microsoft Word. Sea como sea, y para que puedas aprovechar todas sus virtudes, te diremos qué más puedes hacer con Docs.
Qué se puede hacer en documentos de Google
Las funciones de documentos de Google son muy variadas. Entre ellas hallamos la redacción de informes, la creación de propuestas de proyectos conjuntas, la consulta de notas de reuniones y revisiones, la creación de documentos de textos, la creación de tablas de Excel y muchas otras más. Y lo mejor de todo es que todas esas funciones pueden ser ejecutadas sin necesidad de instalar ningún software: completamente online y de manera simultánea entre diferentes personas. Es una herramienta tremendamente útil.
Cómo crear documentos compartidos en Google Docs
Ahora ya sabes para qué sirve Google Docs. Pero probablemente la opción más relevante de esa aplicación sea la de compartir los documentos, algo que también puedes hacer desde Google Drive. Basta con ir a una de estas dos herramientas, localizar el archivo que deseamos compartir, clicar en él y seguidamente pulsar en Compartir. Eso motivará acciones por parte de la aplicación que te guiarán hasta compartir el documento con la persona o las personas que quieres. Todo muy sencillo y sin pérdida. ¡A disfrutar!
Preguntas frecuentes sobre como crear documentos de google
¿Qué es Google Docs?
Google Docs es una aplicación de procesamiento de texto en línea que permite crear, editar y compartir documentos de texto en tiempo real. Forma parte del paquete de aplicaciones de Google Workspace.
¿Es Google Docs gratuito?
Sí, Google Docs es gratuito para usuarios individuales con una cuenta de Google. Sin embargo, hay versiones de pago dentro de Google Workspace para organizaciones que ofrecen funciones adicionales y soporte empresarial.
¿Puedo acceder a Google Docs sin conexión a Internet?
Sí, puedes habilitar el modo sin conexión en Google Docs para editar documentos sin conexión a Internet. Los cambios se sincronizarán automáticamente cuando te reconectes.
¿Cómo puedo compartir un documento de Google Docs con otras personas?
Puedes compartir un documento haciendo clic en el botón "Compartir" y añadiendo las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. También puedes generar un enlace para compartir y definir los permisos de acceso.
¿Google Docs permite la colaboración en tiempo real?
Sí, Google Docs permite que múltiples usuarios trabajen en el mismo documento simultáneamente. Puedes ver las ediciones en tiempo real, quien las está haciendo, y comunicarte a través de comentarios y sugerencias.
¿Puedo importar documentos de otros programas como Microsoft Word?
Sí, Google Docs permite importar documentos desde formatos como DOCX (Microsoft Word), así como exportar documentos a varios formatos, incluyendo PDF y DOCX.
¿Qué tipos de archivos puedo crear con Google Docs?
Principalmente, documentos de texto, pero dentro de Google Workspace, puedes crear y editar también hojas de cálculo con Google Sheets y presentaciones con Google Slides.
¿Es seguro almacenar documentos en Google Docs?
Sí, Google utiliza medidas de seguridad robustas para proteger tus documentos. Sin embargo, siempre es recomendable revisar la configuración de compartir y realizar copias de seguridad de documentos importantes.
¿Cómo puedo organizar mis documentos en Google Docs?
Puedes organizar tus documentos en carpetas dentro de Google Drive, que es el servicio de almacenamiento en la nube donde se guardan los documentos de Google Docs.
¿Puedo usar Google Docs para crear documentos accesibles?
Sí, Google Docs ofrece varias funciones para mejorar la accesibilidad, como la navegación por encabezados, soporte para lectores de pantalla y la opción de añadir descripciones a las imágenes.
¿Google Docs tiene limitaciones de almacenamiento?
El almacenamiento disponible para Google Docs depende de tu cuenta de Google Drive. Las cuentas gratuitas tienen 15 GB de almacenamiento compartido entre Google Drive, Gmail y Google Fotos.
¿Cómo puedo revisar el historial de revisiones en un documento?
Google Docs guarda automáticamente un historial de revisiones. Puedes acceder a él desde "Archivo" > "Historial de versiones" para ver y restaurar versiones anteriores del documento.
¿Se pueden añadir complementos a Google Docs?
Sí, Google Docs soporta complementos que pueden añadir funcionalidades adicionales al programa. Estos están disponibles a través de Google Workspace Marketplace.
¿Puedo editar documentos de Google Docs en mi teléfono móvil?
Sí, puedes usar la aplicación móvil de Google Docs para crear, editar y compartir documentos desde dispositivos iOS y Android.
¿Qué hace a Google Docs diferente de otros procesadores de texto?
Su capacidad para la colaboración en tiempo real, accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a internet, y la integración con otros servicios de Google lo distinguen de otros procesadores de texto. Además, su modelo basado en la nube ofrece ventajas significativas en términos de accesibilidad y colaboración comparado con los procesadores de texto tradicionales.
